Você sente que a rotina na sua agência ou do setor de marketing da sua empresa está caótica, com tarefas se perdendo no WhatsApp ou arquivos espalhados por várias plataformas?
Neste post, vamos mostrar as ferramentas de organização para agências que usamos todos os dias para organizar demandas, facilitar a comunicação com a equipe e garantir produtividade de verdade para um time de marketing. Todas elas fazem parte da minha rotina diária aqui na agência e que facilitam demais o nosso trabalho. Se você quer deixar a sua equipe mais organizada, produtiva e integrada, essas dicas vão ajudar demais, eu prometo!
Bora lá?
iClips: o coração do nosso workflow
O iClips é onde tudo começa. Ele é o nosso software de gestão, onde organizamos as demandas, distribuímos tarefas, acompanhamos o que está em andamento e o que já foi entregue. Com ele, temos uma visão clara do fluxo de trabalho, e conseguimos trabalhar de forma mais estratégica e eficiente.
Dá pra visualizar cada etapa do processo criativo e aprovar materiais direto por lá. Sem planilhas soltas, sem retrabalho.
O workflow que desenvolvemos permite acompanhar cada etapa dos projetos, identificar gargalos e manter a equipe alinhada com prazos uma vez que a redatora, por exemplo, ao terminar sua etapa em uma demanda, já libera para o diretor de arte começar sem ter que avisá-lo.
Os recursos que mais me ajudam no dia a dia são:
- Cadastro rápido de demandas;
- Acompanhamento por status;
- Visão clara do que está disponível para cada membro da equipe.
E ainda usamos filtros personalizados pra ver só o que importa naquele momento: por cliente, por status ou por pessoa responsável. Isso nos dá uma agilidade enorme, principalmente quando precisamos de respostas rápidas, e me ajuda demaaaais na gestão do time e dos projetos.
Google Drive: organização e colaboração na nuvem
Se tem um lugar onde a organização reina, é no nosso Google Drive. Ele é nossa ferramenta de organização central para armazenar documentos, planilhas, imagens, arquivos de photoshop, illustrator e tudo que precisamos compartilhar com o time.
Organizamos tudo com pastas específicas e critérios bem definidos, para facilitar o acesso: temos pastas específicas para cada cliente, cada tipo de entrega e cada etapa do processo.
E o melhor: conseguimos acessar de qualquer lugar, o que é essencial num time que trabalha de forma remota.
Recursos que mais usamos e fazem a diferença:
- Pastas com nomenclaturas padronizadas;
- Google Docs para pautas e briefings colaborativos;
- Planilhas para calendário editorial de conteúdo;
- Espaço de armazenamento de 2TB que nunca nos deixa na mão.
Slack: comunicação prática e eficiente, longe do WhatsApp
Aqui na agência, a comunicação do time acontece pelo Slack. O grupo da agência no Whatsapp serve apenas pra compartilhar memes, juro!
E dentro do Slack, usamos canais específicos para cada projeto ou cliente. Assim, a gente troca mensagens, faz chamadas, tira dúvidas e mantemos a comunicação da equipe em um ambiente focado, com histórico acessível e integração com outras ferramentas.
Tudo isso sem misturar vida pessoal com o trabalho! Não é incrível?!
Trello: gestão visual para o cliente
O Trello é outro grande aliado da Agência Type. Nós criamos boards específicos para cada cliente, que consegue acompanhar de forma prática e visual tudo o que está acontecendo.
Por exemplo, temos listas que representam cada etapa do processo:
- Ideias e brainstorms: onde colocamos todas as sugestões e inspirações para o projeto;
- Solicitações de demanda: para o cliente já colocar todas as informações que precisa;
- Em andamento: tarefas que a equipe já está executando, como produção de conteúdo, criação de artes ou revisão;
- Aguardando aprovação: tudo que já está pronto e espera a aprovação do cliente;
- Concluído: tarefas finalizadas e entregues.
Cada tarefa é um card, e dentro dele colocamos checklists para garantir que nada seja esquecido. E os comentários nos cards ajudam o time a centralizar dúvidas, feedbacks e informações importantes, evitando trocas de mensagens em vários canais e ruídos na comunicação.
Essa organização visual faz com que qualquer pessoa do time do nosso cliente saiba exatamente em que ponto está cada demanda, o que facilita o alinhamento, acalma o coraçãozinho do cliente e evita confusões.
E depois de tudo aprovado, falta publicar, né?! Então, vamos para a última ferramenta de organização que usamos todos os dias aqui na agência:
Meta Business Suite: gerenciando redes sociais com agilidade
O Meta Business Suite é a ferramenta que usamos diariamente para gerenciar as redes sociais dos nossos clientes com praticidade, organização e dados estratégicos.
Ao acessar o Business Suite, nossa social midia encontra todas as páginas do Facebook e perfis do Instagram que gerencia em um dashboard centralizado, onde é possível ver as postagens recentes, notificações, mensagens e desempenho das publicações — tudo em tempo real e sem precisar ficar pulando de app em apps.
Com o Planner, programamos posts, Reels e stories para Instagram com antecedência, colocando todos em horários ideais baseadas no pico de atividade da audiência.
Além disso, fazer a gestão do cliente fica bem mais fácil, pois tudo está centralizado em uma única caixa de entrada que reúne mensagens e comentários do Facebook, Instagram, Messenger e até do WhatsApp Business, se conectado. O que é perfeito para responder a comentários e DMs diretamente, criar respostas automáticas para perguntas frequentes. Tudo pra economizar tempo nas interações e muito mais.
Já deu pra ver que aqui na Type, a gente leva organização a sério, até porque não dá pra fazer um trabalho criativo e estratégico sem processos bem definidos. E vou te contar: não são todas as agências que conseguem unir método e entrega com tanta leveza e consistência não, viu?!
Se você quer ganhar mais produtividade no seu trabalho, recomendo muito testar essas ferramentas de organização que uso diariamente. Elas fazem toda a diferença para manter o time alinhado e os projetos no caminho certo.
Gostou das dicas? Compartilha com quem também precisa e me conta nos comentários qual dessas ferramentas você já usa ou quer conhecer melhor.
Abraços e até a próxima!
